Kurzantwort
Die Cost of Vacancy berechnet sich als durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Mitarbeitertag multipliziert mit der Vakanzdauer. Bei einer C-Level-Position mit 3.000 Euro Tagesdeckungsbeitrag und 90 Tagen Vakanz entstehen 270.000 Euro entgangene Wertschöpfung — ein Vielfaches jedes Vermittlungshonorars.
Die Formel und ihre Bestandteile
Cost of Vacancy = (Jahresumsatz ÷ Anzahl Mitarbeiter ÷ Arbeitstage pro Jahr) × Gewichtungsfaktor der Position × Vakanzdauer in Tagen. Der Gewichtungsfaktor bildet ab, dass eine Führungsposition überproportional zur Wertschöpfung beiträgt: Für C-Level werden üblicherweise Faktoren zwischen 2 und 5 angesetzt.
Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 40 Millionen Euro Umsatz und 250 Mitarbeitern erwirtschaftet pro Mitarbeiter und Arbeitstag rund 727 Euro. Mit einem Gewichtungsfaktor von 4 für eine Geschäftsführungsposition ergibt das 2.908 Euro pro Tag. Über 90 Tage Vakanz sind das 261.720 Euro.
Die weichen Kosten, die nicht in der Formel stehen
Neben der entgangenen Wertschöpfung entstehen Kosten, die sich schwerer quantifizieren lassen: verschleppte Investitionsentscheidungen, gestoppte Projekte, Überlastung der verbleibenden Führungsebene, Verunsicherung im Team, verzögerte Kundenentscheidungen und Signalwirkung am Markt.
Insbesondere bei längeren Vakanzen im Top-Management steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Leistungsträger der zweiten Ebene selbst kündigen, weil sie die Interimslast tragen, ohne die Position zu erhalten.
Warum jeder eingesparte Tag zählt
Bei 2.908 Euro Tageskosten spart jede Woche verkürzte Besetzungszeit über 20.000 Euro. Der Unterschied zwischen 90 und 30 Tagen Time-to-Present beträgt in diesem Beispiel rund 175.000 Euro — deutlich mehr als jedes marktübliche Vermittlungshonorar.
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